5 factores que hacen de la facturación electrónica tu mejor opción
La facturación electrónica ayuda de diversas maneras a las empresas. Muchas de estas aún trabajan de manera convencional, utilizando grandes cantidades de papel y personal humano. A continuación, Exact te presentará 5 factores que hacen de la facturación electrónica tu mejor opción.
1.- Reduce los costos dentro de tu empresa
Con la eliminación de la clasificación, el registro y el ingreso manual de datos de las facturas en papel, un proceso de facturación electrónica puede generar ahorros del 60 al 80 por ciento, con un período de amortización de entre seis y dieciocho meses.
2.- Los gobiernos ya estan utilizando la facturación electrónica
Aunque gran parte de los negocios están familiarizados con la facturación electrónica, en su mayoría aún dependen de formas tradicionales de facturación. Sin embargo, esto está empezando a cambiar en todo el mundo. Según diversos estudios, países como Escandinavia, México y Sudamérica en general están tomando la delantera en este rubro.
Estos países han adoptado un nuevo proceso y regulaciones de manera más avanzada que en gran parte de las naciones occidentales. Países europeos, Estados Unidos, Canadá y otros están intentando ponerse al corriente, mientras que Asia, África y Rusia están detrás de lo esperado.
Gran parte de los países que están intentando ponerse al corriente están siendo presionados por sus gobiernos para contar con una facturación electrónica al nivel de lo que exige el mercado actual. Cabe recalcar que la Unión Europea solicita que estos cambios estén listos a más tardar en noviembre del 2018.
En América Latina, Brasil se ha convertido en líder de la adopción de facturación electrónica. Mientras que México, Ecuador y Perú, además de otros, están trabajando de manera activa en mejorar esta adopción en sus economías, ya que la facturación electrónica es una estrategia importante para las empresas.
3.- Mejor conciliación de cuentas
A menudo, se pide a los proveedores que concilien los pagos que reciben de los clientes con las facturas originales que presentaron. Con frecuencia, los clientes consolidarán una serie de facturas para permitir una única transferencia bancaria y, por lo general, los proveedores deberán llamar al departamento de AP del comprador para comprender los detalles de los fondos recibidos.
Con la facturación electrónica, los clientes pueden enviar una notificación de envíos de pagos electrónicos con el pago, proporcionando una contabilidad detallada de las facturas pagadas, así como los débitos, créditos y ajustes realizados. Además, esto ayuda en situaciones donde los clientes reclaman deducciones contra una factura debido a problemas de envío como artículos dañados o faltantes.
4.- Mejoras en las empresas
Debido a que el mercado es muy volátil, las MYPES deberían invertir en un sistema de control de documentos, así como en la actualización de su sistema de facturación electrónica. Sin embargo, ¿en que podría ayudar esta última a las micro y pequeñas empresas? Algunos beneficios incluyen:
- Reducción de costos en el personal en los departamentos de facturación.
- Ahorro y mejor aprovechamiento de tiempo.
- Incremento del flujo de dinero, ya que las facturas se pagarán más rápido.
- Mayor seguridad y menores riesgos de fraude.
- Mejoras en las relaciones con los clientes.
5.- ¿Tu empresa necesita implementar un sistema de facturación electrónica?
- En primer lugar, debes examinar si tu empresa necesita en realidad una política de facturación electrónica y si ayudará a tu estrategia comercial actual.
- Luego, determina la cantidad de facturas y la cantidad de proveedores o clientes involucrados y la capacidad de tu sistema ERP actual para manejar las facturas electrónicas.
- ¿Cuánto le cuesta a tu organización procesar las facturas? El costo puede variar por factura dependiendo de la industria. Considera las horas que se pierden ingresando datos manualmente en tu sistema financiero, buscando aprobaciones de pago y persiguiendo facturas faltantes.
- Habiendo llevado a cabo una revisión inicial, entonces se debe preparar un caso de negocios. Examina detenidamente los posibles costos y beneficios para la organización e incluye una descripción completa del proceso actual en papel e identifica los procesos actuales que pueden mejorarse, subcontratarse o eliminarse.
- Elige un líder de proyecto proactivo y un equipo interfuncional para preparar un plan de proyecto detallado. El equipo debe estar formado por ejecutivos para un proyecto de salida de facturación electrónica de Ventas, Finanzas, TI (tecnología de la información) y Control de crédito, y para un proyecto entrante de Compras, Finanzas, TI y Cuentas por pagar.
- El plan del proyecto debe contener un análisis de los procesos y el entorno empresarial actual. En base a este análisis, se puede desarrollar un concepto de solución y esbozar un plan de implementación.