Cómo manejar tu inventario
El sueño de muchos emprendedores es convertirse en proveedores de una gran cadena comercial, pues es como jugar en las grandes ligas en el mundo de los negocios. Para empezar, supone un volumen de compra considerable y por lo tanto, ganancias atractivas, sobre todo para el dueño de una pequeña o mediana empresa (Pyme). Además, resulta alentador el hecho de que su negocio se vincule directamente y sea socio comercial de una firma reconocida.
Así que si ya fuiste aceptado como proveedor, parte de lo que sigue es entrar a un juego cuyo nombre es rotación de inventarios. Es común que luego de surtir el primer pedido muchas Pymes ya no reciban una siguiente orden de compra; sólo les pagan lo que se vendió y les piden que regresen por la devolución. “Por lo general, esto ocurre porque nunca realizaron un análisis subsecuente sobre el comportamiento de las ventas de su mercancía”, explica Jorge Quiroga, director de 8th and Walton, una firma especializada en el desarrollo de proveedores.
No olvides que para un autoservicio un producto que no se vende genera un costo, ya que el espacio que ocupa no puede llenarse con un artículo nuevo. En términos simples: más desplazamiento equivale a más ventas. Esto depende, en gran medida, del lugar que se ocupa en el piso de venta y de la exhibición que tenga el producto. Toma en cuenta que la ubicación de un artículo en los anaqueles es decisión del jefe de área o departamento.
Asegurar una buena exhibición y que el consumidor vea el producto es labor de cada empresa, al hacer notoria la oferta por medio de promotores y visitadores de tiendas. Otras estrategias para dar a conocer un artículo van desde contratar demostradoras hasta organizar degustaciones y participar en ferias de los propios autoservicios.
A medida que las ventas del producto aumenten, mejorará su ubicación en el supermercado. “Hay que ganarse el lugar en el anaquel”, dice Ugo Wiechers, director general de GAAM, un fabricante de productos de amaranto y proveedor de Walmart.
Por lo general, los jefes de departamento de los supermercados están saturados de trabajo. Así que los promotores pagados por las empresas acuden periódicamente a cada tienda para asegurar la buena exhibición de sus artículos. De esta manera, un visitador debe asegurarse del acomodo correcto, la limpieza y el buen estado de los productos en el exhibidor.
Es buena idea que al visitar un punto de venta el representante de tu marca le ayude al jefe de departamento de la tienda a acomodar la mercancía. “De ese modo, es casi un hecho que tus productos tendrán mejor espacio en anaquel”, asegura Wiechers.
“Necesitas que alguien vaya a la tienda y sea tus ojos”, aconseja José Cohen, director general de Marca Tres, fabricante textil proveedor de Walmart y que cuenta con personal que visita las tiendas cada semana. Esos ojos te harán saber si hay productos parecidos al tuyo y dónde están tus artículos en el piso de venta. Además, te ayudarán a determinar, por ejemplo, por qué cierta ubicación o exhibición (en el caso de la ropa, un caso típico es la colocación de la prenda en los maniquíes) impactó positivamente en las ventas.
Aprovecha la información
El mercado de retail es complejo y altamente demandado por los consumidores. En México, una tienda de 10,000m² recibe en promedio entre 10,000 y 12,000 personas de lunes a jueves, y entre 12,000 y 15,000 visitantes durante el fin de semana. En consecuencia, debes asignar a un responsable para examinar semanalmente los movimientos de inventario en el piso de venta. “Si no lo haces, perderás el control de tu negocio”, advierte Quiroga, de 8th and Walton.
Hoy, la mayoría de las grandes cadenas comerciales pone a disposición de sus proveedores un software que les permite saber vía Internet cómo se desplaza el producto por sucursal, cuánto es el ticket de compra del consumidor y qué otros productos se llevó, entre otros datos. Con esta información, se puede determinar qué se vende y qué no, y tomar medidas al respecto; lo mismo que anticipar pedidos.
La solución informática de Walmart ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento en tiempo real de la logística, observar el comportamiento de las ventas de cada producto y en qué tiendas la mercancía ya se agotó. Esto permite a sus proveedores realizar proyecciones de la demanda del artículo a un horizonte de cinco semanas y con una certidumbre de más del 90 porciento, facilitando la planificación de la producción y negociar con anticipación los insumos. Todo ello se traduce en ahorros tanto para el proveedor como para el cliente.
Guía para administrar inventarios
El inventario es uno de los activos más valiosos con los que cuenta una empresa. Sin embargo, muchas personas comenten el error de no reconocer la importancia de establecer un manejo eficiente de éste. Los inventarios le agregan utilidad de tiempo, lugar y cantidad al producto. Aquel producto que no está en el lugar determinado, en el tiempo necesitado y en las cantidades solicitadas, pierde posibilidades de consumo.
Como en muchos procesos de una empresa, la correcta gestión de inventarios requiere de una buena contabilidad. Su objetivo es identificar los valores que deben incluirse en el costo de los productos o servicios vendidos durante un periodo y planificar el siguiente.
Tu contabilidad en este proceso debe ser muy rigurosa, porque si existe un error en la valuación del inventario, éste se verá reflejado en los valores del costo de mercancías vendidas, la utilidad bruta en ventas y en el ingreso de todo el periodo. Por tal motivo, lo primero que necesitarás es conocer los costos. Son cuatro y son derivados del mantenimiento del inventario, aquí te los explicamos:
1. De capital invertido
Es el más importante de todos, ya que el dinero que se invierte en inventario ya no está disponible para usarse en otras actividades. Por lo tanto, se debe determinar un costo de oportunidad que equivale a la ganancia que se podría obtener en inversiones similares.
2. De almacenaje
Éste puede variar, dependiendo de si la bodega es alquilada o propia. En el caso de alquilar, es recomendable determinar un costo por metro cuadrado, lo que se hace mediante un prorrateo de todos los gastos en el espacio rentado. Mientras que si la bodega es propia, debes incluir aquellos gastos como impuestos sobre propiedad y depreciaciones.
3. Por servicios
Son los servicios adicionales, tales como: seguros sobre los artículos, renta o compra de equipo, personal para el manejo de los artículos disponibles, entre otros.
4. Asociados al riesgo
Una gran cantidad de productos bajan de valor durante el almacenamiento, debido a pérdidas, deterioros, mermas u obsolescencia. Esta pérdida de valor representa un costo que debes asignar al mantenimiento del inventario.
Ahora bien, para agregar eficiencia a la administración de inventarios, te recomendamos realizar estas actividades sugeridas por José Luis Pulido en su libro “Gestión de Inventarios, el secreto de la rentabilidad”.
1. Determinar las existencias, saber cuánto debemos tener de cada artículo presente en nuestro inventario.
2. Controlar las pérdidas que son inevitables, bien sea por mal manejo de los productos, deficiencias del almacenaje, etc. Sin embargo, debemos desarrollar esfuerzos en transmitir cultura de control a todos los involucrados en el proceso de inventario, a fin de minimizar el efecto negativo de dichas pérdidas.
3. Desarrollar un sistema de información que permita determinar el costo de los productos presentes en el inventario de manera clara y segura, donde se tomen en cuenta todas las variables que afecten el costo de los productos a fin de valorizar correctamente nuestros inventarios.